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钢之杰浅谈一体化档案室建设的必要性

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人气:-发表时间:2017-09-27 09:01【

一体化档案室建设的必要性


  “十二五”期间,档案事业取得了显著成绩,为今后可持续发展奠定了坚实基础,但随着首都改革开放的深化和现代化建设的加快,档案工作的发展还面临一些矛盾和问题,主要体现在以下几方面:

  档案库房管理、一体化档案室水平需要进一步提高。面对经济社会和各项事业快速的发展变化,档案库房日常数据记录的及时性、针对性、准确性相对不足,限制了日常管理效果的彰显。

  档案室设施设备、档案库房专用设备、档案库房设备一体化、档案配套设备进一步加强。档案库房的面积使用率较高,避免出现因库房设备种类多、数量多、接口不标准等情况,避免重复建设,提前规划好设备的接口,预留好电源等基础设施建设,需要采用整合好、一体式的设备。

  档案存储设备智能化建设进程需要进一步加快。档案库房专用设备智能化尚未建立,实物档案开发利用的智能化水平不高,档案资源优势未能得到充分发挥。

  随着智能化程度的提高,实物档案在不断的增加,档案利用也逐步增加。要适应新的形势,档案库房自身建设必须加强。档案存储设备智能化、更新体系、档案数据处理与存储体系等方面着手实施,改变现有管理手段相对落后的现状。标准档案室建设迫在眉睫。

  一体化档案室建设以科学技术为基础,依靠先进的设备和优越的设计理念、科学客观的管理,利用恒湿消毒净化一体机对库房温湿度进行综合智能控制,以达到防高温、防潮湿、防霉菌、防虫等要求,有效整合档案库房温湿度消毒净化一体化智能控制系统、烟雾感应检测系统、红外防盗报警系统、档案室气体消防系统、视频监控系统、门禁系统、漏水报警系统、以及档案存储设备智能密集架管理系统,为用户提供一个舒适、便捷的工作环境,为档案提供一个安全、舒适的存放环境,最终实现节约时间、节约能源和提高工作管理效率的目标。完成了档案库房升级改造。

  档案室一体化管理系统需要具有档案库房内所有设备进行一体化管理,设备包括智能密集架、恒温恒湿设备、空气净化消毒设备、红外防盗设备、出入门禁设备、视频监控设备、漏水报警设备等集中一体化管理,以统一专用设备接口接入库房局域网总线,各功能设备独立运行的同时,根据设定逻辑和特定要求联动运行,实现档案的智能化存取、档案库房温湿度的智能调节、档案库房空气质量的采集及净化,有效地保证了档案的安全与寿命。实现了档案管理中的档案室九防。

  性能需求是档案室智能管理系统在设计时必须考虑的,它是衡量系统满足用户需求程度标准的标志,性能需求的满足需要考虑合理的管理措施以及具体的技术环境。总体来说性能需求必须根据负荷业务需求和用户需求的具体标准来设计,并必须提供一个稳定和灵活的架构,使其能满足不断变化的业务需求,并根据文件保管的特殊需求进行更新和升级。

  1:系统的准确性

  档案室智能管理系统准确性是指系统数据在传递过程中吻合程度特性,它是衡量一个信息系统质量好坏的重要参数数据构成了档案室智能管理系统的基础,档案室智能管理系统数据录入功能对于整个系统的功能和性能举足轻重。作为系统的很多数据来源,而档案的采集录入又影响用户的决策活动,其准确性很大程度上决定了查询与决策的成败。在系统开发过程中,必须采用一定的方法保证系统的准确性.

  2:系统的及时性

  系统的及时性是指系统对用户的请求可以在很短的时间内就得到响应。在系统设计和开发过程中,要充分考虑系统当前和将来可能承受的工作量,使系统的处理能力和响应时间能够满足用户对信息处理的需求。具体包括:显示文件所需的时间、并行事务的处理能力、海量检索的响应时间、死机后系统恢复的时间等。

  3:系统的可拓展性

  档案室智能管理系统具备稳定且灵活的体系结构(包括软件及硬件的选项及配置),以适应不断变化的业务需求,并能一直以适合实施的方式满足文件的管理需求,这就需要系统还必须具有可扩展性,以满足预期的文件数量;用户查询的需求也会不断的更新和完善,系统所支持的用户数量是否能够包含现有和潜在的用户,所有这些,都要求系统提供足够的手段进行功能的调整和扩充.

  4:系统的标准性

  档案室智能管理系统在进行设计与开发时必须与相关的法律、法规、标准等保持一致,其功能设计也应当遵守这些规范的要求,档案室智能管理系统应遵守的法律、法规、标准有:《中华人民共和国档案法》;《档案库房技术管理暂行规定》;《档案库房一体化智能管理科技项目》;

  档案管理相关硬件遵循的标准有:执行DA/T7-92《直列式档案存储设备》行业标准;执行GB/T13668-2003《钢制书柜、资料柜通用技术条件》;执行GB/T13667.3-2003《手动存储设备技术条件》国家标准;执行GB/T13667.4-2003《电动密集书架技术条件》国家标准;执行GB/T13667.1-2003《钢制书架通用技术条件》国家标准;

  此外还需要与本机构或本行业的内部规定保持一致。档案室智能管理系统系统还应遵循有关的技术标准包括:操作系统环境、服务平台和工作站环境、软件架构、关系数据库、数据交换标准、开发工具等。

  5:系统的友好性

  系统的友好性,体现为以用户为中心,因为档案室智能管理系统是直接面对用户的,而用户往往对计算机并不是非常熟悉,可根据用户的熟练程度提供多种界面和操作方式以满足其需求,确保用户可以在合理的时间内访问所需的功能、文件及其他信息,并确保信息清晰明了。这就要求系统能够提供良好的用户接口,易用的人机交互界面。譬如:档案室智能管理系统在系统中提供在线帮助;系统提供友好的错误提示,帮助用户纠正错误或取消操作;系统可提供向导式的操作过程;系统可以支持鼠标点击、拖拉、键盘命令等多种交互方式。

  6:系统的先进性

  由于计算机系统技术的发展很迅速,档案室智能管理系统的建设一方面是需要采用先进成熟的技术、但同时也要避免太过先进的设计无法应用于当前的业务流程造成资金的浪费,因此无论是购买还是研发档案室智能管理系统,其系统的建设都要即满足本单位当前的实际需要,又要预留未来的发展空间,使其始终保持在一个最合理、最经济的先进性水平上。

  钢之杰实体档案管理系统、一体化档案室建设给档案一个安全舒适的家,使档案管理轻松化,快捷化。

 

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